承認ワークフロー
Sankaワークフローで承認アクションを設定し、承認者、承認項目、結果確認、停止時のトラブルシューティングを安全に進めます。
最終更新日: 2026/5/29
このガイドでは、Sankaのワークフローに承認ステップを追加し、承認待ち、承認、却下、差し戻しのときに何が起きるかを説明します。レコード作成、送信、購買、請求、在庫、その他の影響が大きい操作を制御する承認について、設定、期待動作、AIに依頼する前の確認、トラブルシューティングをまとめます。
承認者は、判断に必要な最小限の人数にします。承認者が多すぎると遅延し、少なすぎると会計、在庫、顧客向け操作の安全性が下がります。
承認ワークフローでできること
承認ワークフローは、必要な承認操作が完了するまでワークフローを一時停止します。ワークフローを進める前に人の判断が必要な場合に使います。 よくある例:- 見積を受注に変換する前に承認します。
- 購買申請から発注を作成する前に承認します。
- 支払請求、経費、支払前の処理を承認します。
- 顧客に送信する前に帳票やメールを確認します。
- 在庫調整や連携同期を人の確認の後ろに置きます。
承認アクションの設定項目
| 設定 | 制御すること |
|---|---|
| 承認者 | 承認、却下、差し戻しを行えるユーザーを指定します。 |
| 閲覧者 | 承認はできませんが、承認内容を確認できるユーザーを指定します。 |
| 複数承認 | 1人の承認で進めるか、複数承認者の対応が必要かを決めます。 |
| 承認項目 | コメント、日付、選択肢、チェックボックスなど、承認時に入力する項目を設定します。 |
| テンプレート | よく使う承認項目の組み合わせを再利用します。 |
| 後続アクション | 承認条件を満たした後にだけ実行するワークフロー処理を設定します。 |
AIに承認設計を確認させます
承認ワークフローを有効化する前に、AIへ判断ポイントと承認者が見るべき証跡を確認させます。AIに承認や却下を依頼しないでください。サンプルプロンプト
/sanka このSanka承認ワークフローを有効化する前に確認してください。トリガー、確認対象レコード、承認者、閲覧者、必須の承認項目、承認基準、承認後のアクション、却下後に止まる処理、差し戻し後の扱い、承認に依存する顧客向け送信、支払、在庫、連携ステップを要約してください。承認、却下、有効化、実行はまだ行わないでください。承認アクションを追加します
- 編集するワークフローを開きます。
- 意図したレコードだけで開始されるように、トリガーと条件を確認します。
- 人の確認が必要な場所に 承認 アクションを追加します。
- 承認者を選びます。
- 承認はしないが内容確認が必要なユーザーを閲覧者に追加します。
- 1人の承認でよいか、複数承認が必要かを選びます。
- 承認者が理由、日付、金額、カテゴリ、チェック項目を入力する必要がある場合は、必須の承認項目を追加します。
- 承認後にだけ実行する後続アクションを追加します。
- ワークフローを保存し、低リスクのレコードでテストしてから広く有効化します。
承認者の体験
ワークフローが承認アクションに到達すると、承認者に承認依頼が表示または通知されます。承認者は、ワークフローの文脈、関連レコード、承認項目、求められている判断を確認します。 承認者は通常、次の操作を選べます。- 承認: ワークフローを次のステップへ進めます。
- 却下: ワークフローを停止し、理由を残します。
- 差し戻し: 申請者またはワークフロー所有者がレコードを修正し、適切なステップから再実行できるように戻します。
申請者の体験
申請者またはワークフロー所有者は、ワークフロー履歴、アクション履歴、関連レコードから承認状態を確認できます。承認された場合はワークフローが続行します。却下された場合はワークフローが停止します。差し戻された場合は、レコードまたは申請内容を修正してから再実行します。 チームが前の申請を取り消す、または置き換える意図がない限り、承認待ちの状態で同じワークフローを再実行しないでください。期待される動作
承認が正しく設定されている場合、次の動作になります。- 必要な承認条件を満たすまで、ワークフローは承認アクションで停止します。
- 承認者と閲覧者は、それぞれの役割に応じて承認内容を確認できます。
- 必須の承認項目は、判断を保存する前に入力が必要です。
- 承認されると、設定された後続アクションが続行します。
- 却下されるとワークフローは停止し、理由が残ります。
- 差し戻しでは、レコード修正のためにワークフローが停止または戻されます。
- ワークフロー履歴またはアクション履歴に、誰が、いつ、どの判断をしたかが残ります。
承認のチェックポイント
ログ
ログを検索すべてのアクションすべての日付
ID / アクション日時対象 / 項目変更内容実行者
1承認依頼を作成2026年5月23日購買申請ワークフロー金額と理由の入力付きでマネージャー承認待ちに停止ワークフローアクション
2承認を完了2026年5月23日購買申請仕入先、金額、納品日を確認してマネージャーが承認承認者
3後続アクションを確認2026年5月23日発注下書き承認済み申請から発注が作成されたことを確認業務責任者
承認の問題をプロダクト不具合として扱う前に、承認者設定、必須項目、ワークフロー状態、後続アクション結果を確認します。
承認の問題を確認します
| 問題 | 確認すること |
|---|---|
| 承認依頼が表示されません | ワークフローが有効で、トリガーが発火し、条件に一致し、承認アクションが実行経路に含まれていることを確認します。 |
| 承認者が依頼を開けません | ユーザーが承認者または閲覧者に設定され、ワークフローと関連レコードにアクセスできることを確認します。 |
| 承認ボタンが表示されません | ユーザーが閲覧者ではなく承認者として設定され、依頼がまだ承認待ちになっていることを確認します。 |
| 必須の承認項目を保存できません | 必須項目、日付や数値の形式、選択肢、依頼がまだ編集可能かを確認します。 |
| 承認後にワークフローが続きません | 必要な承認者全員が対応したかを確認し、後続アクションの必須項目、権限、テンプレート、連携接続を確認します。 |
| 却下後にワークフローが停止しました | 期待される動作です。修正または再実行する前に却下理由を確認します。 |
| 同じ承認依頼が2回送られました | トリガーが複数回発火していないか、ワークフローに一度だけ動かすためのステータス、フラグ、条件があるかを確認します。 |
| AIが不具合だと判断しています | コード変更案の前に、承認者設定、ワークフロー履歴、アクション履歴、必須項目、権限、後続アクション結果を比較させます。 |
AIに安全に確認させます
顧客から承認ワークフローに関する問い合わせがあった場合は、次のプロンプトを使います。サンプルプロンプト
/sanka このSanka承認ワークフローの問題について、返信文やコード変更案を作成する前に切り分けてください。ワークフロートリガー、条件、承認アクション、承認者、閲覧者、複数承認ルール、必須の承認項目、ワークフロー履歴、アクション履歴、関連レコード権限、承認判断、後続アクションを確認してください。期待動作、不足している証跡、安全な次の確認事項、設定・データ・権限・プロダクト動作のどれに見えるかを要約してください。証跡を確認するまで、承認、却下、再実行、メッセージ送信、レコード作成、コード変更案の作成は行わないでください。